Ratgeber : EIM: Das Informationsmanagement von morgen

Immer mehr Unternehmen wissen, was die Stunde geschlagen hat: Um ein effizientes Management ihrer Dokumente und Informationen sowie der daran anknüpfenden Workflows zu erzielen, vertrauen sie auf digitale DMS- oder ECM-Lösungen.

Zusätzlich nimmt die Relevanz moderner Kommunikationsformen wie Instant Messaging, Chats oder Microblogs zu. Innovative Enterprise-Information-Management-Systeme (EIM) führen beide Trends zusammen.

Die Kommunikation im Privaten ist längst umfassend digitalisiert: Hilfreiche Apps, der Kontakt mit Freunden, Bekannten und Familie in sozialen Netzwerken und der Datenaustausch via Cloud durchziehen unseren Alltag. Die Nutzung zeitgemäßer Kommunikations-Tools schöpft jedoch auch in der Unternehmenskommunikation ungenutzte Potenziale aus und optimiert Prozesse spürbar. Das gilt umso mehr in der globalisierten Wirtschaftswelt, in der die direkte, abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung einzelner Experten oder ganzer Projektgruppen unterschiedlicher Fachabteilungen den Unterschied ausmachen kann. Allerdings ist Social Collaboration in vielen Unternehmen trotz des potenziellen Nutzens weiterhin bloße Utopie. Die Ursache: Viele der prozessrelevanten Informationen sind nur beschränkt zugänglich.

ECM und Collaboration koppeln

Zahlreiche Hersteller von Enterprise-Content-Management- (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) reagierten in den vergangenen Jahren auf diesen Kommunikationstrend und integrierten kollaborative Features in ihre Lösungen. Dynamische Kommunikationsformen wie Microblogs, Social Intranet, Chat- und Kommentarfunktionen oder ganzheitliche Unified-Communications-Plattformen waren fortan Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation. Dennoch bleibt weiterhin festzuhalten, dass geeignete Lösungen, die Social Collaboration samt der dazugehörigen Funktionen mit denen des etablierten ECM-Systems verbinden, bislang noch nicht in zufriedenstellender Form verfügbar sind. Zwischen E-Mails, DMS-Workflows und Collaboration Tools bestehen nach wie vor Mediengrenzen.

Die Folge: Zahlreiche Daten unterliegen durch diese Hürde gar nicht oder nur bedingt der eigenen Kontrolle, zudem fehlt die gezielte Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen. So verbleibt häufig trotz vorhandener Plattformen und Tools die E-Mail als das bevorzugte Mittel der Kommunikation - wenngleich selbige ein vergleichsweise zeitaufwändiges und intransparentes Instrument darstellt. Vor allem dann, wenn eine größere Anzahl an Mitarbeitern Einfluss auf einen Workflow nehmen soll, stößt die E-Mail an ihre Grenzen - ein Problem, mit dem sich die Softwarehersteller nach wie vor intensiv auseinandersetzen.

EIM: Informationsmanagement der Zukunft

Als Folge ergibt sich der Trend eines flexibilisierten Informationsmanagements, das immer häufiger mit dem Akronym EIM (Enterprise Information Management) betitelt wird. Als universelle Datendrehscheibe greift das EIM Funktionen aus den Vorstufen des DMS und ECM auf und erweitert sie um die dargestellten Kommunikations-Tools. Dadurch ergeben sich vollkommen neue Möglichkeiten: Prozessbeteiligte können entlang der gesamten Wertschöpfungskette themen- und prozessbezogen kommunizieren - und das intern und extern. Hinzukommt, dass bei dieser Art des Informationsmanagements die ganzheitlichen Prozesse eines Unternehmens stärker im Fokus stehen. Das Ziel: Alle digitalen Informationsquellen eines Unternehmens sollen schlagwort- oder themenbezogen angesteuert und Inhalte für die weitere Nutzung bereitgestellt werden. Dabei dürfen auch Dateiformate und Speicherorte keine Brüche erzeugen.

Für die Umsetzung derartiger Informations- und Kommunikationsprozesse muss jedoch zunächst ein Problem gelöst werden: Trotz der gewünschten Transparenz und Offenheit bei Social Collaboration darf das effektive und sichere Management der Berechtigungen nicht aus den Augen gelassen werden. Die Informationsplattform nscale der Ceyoniq Technology GmbH bietet Anwendern beispielsweise schon heute dynamische Teamspaces. Dadurch ist es Mitarbeitern einer Projektgruppe möglich, bestimmte Ordner frei zu benutzen, während andere Kollegen darauf keinen Zugriff haben. Anwender können selbständig dynamische Gruppenordner erstellen und diese pflegen. Der zentrale Vorteil ist dabei, dass Dokumente innerhalb der Teamspaces auch temporär anderen Zugriffsberechtigungen unterliegen können. Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern bei Bedarf auch für Lieferanten oder Kooperationspartner. Das Beispiel zeigt: An den richtigen Stellen müssen Zäune eingezogen werden, ohne den Verkehr zu behindern. Nur dann kann eine effektive Social Collaboration im Unternehmen gelingen.

Über die Ceyoniq Technology GmbH:
Seit mehr als 25 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen aufgewertet und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Hinzukommt ein umfassendes Consulting-Portfolio für die IT-Strategie- und Prozessberatung der Versorgungs- und Versicherungswirtschaft. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 170 Mitarbeiter.