Verbrauchertipp Wann Unterlagen in den Schredder dürfen
Bremen · Wer Kontoauszüge, Verträge oder Belege aussortieren will, sollte bestimmte Aufbewahrungsfristen im Blick haben.
(dpa) Im Schrank türmen sich Aktenordner, vollgestopft mit Unterlagen. Höchste Zeit also, einmal für Ordnung zu sorgen. Beim Aussortieren sind Verbraucher dann aber oft unsicher: Was müssen sie eigentlich wie lange aufbewahren? Und was können sie bedenkenlos entsorgen? Was in dem Fall bedeutet: schreddern. Denn auf den Unterlagen sind oft sensible personenbezogene Daten verzeichnet.
Kassenbons: Dabei handelt es sich nicht nur um Belege über den Zahlvorgang. Kassenbons sind auch ein Nachweis dafür, von wem und wann konkret etwas gekauft worden ist. „Dies könnte wichtig werden, wenn innerhalb der zweijährigen Gewährleistungspflicht Reparaturansprüche geltend gemacht werden müssen“, sagt Annabel Oelmann von der Verbraucherzentrale Bremen. Sie rät, Zahlungsbelege mindestens drei, besser vier Jahre aufzubewahren.
Oft setzen auch Garantieleistungen von Herstellern oder Händlern voraus, dass man den Kauf der Ware belegen kann. Behauptet zum Beispiel ein Vertreter eines Inkassobüros, man habe etwas gekauft, aber noch nicht bezahlt, ist der Verbraucher in der Beweispflicht. Er muss dann belegen, dass die Forderung bereits beglichen ist. Das kann zum Problem werden, wenn der Kassenbon weg ist. „Wenn die nachträgliche Beschaffung von Belegen überhaupt möglich ist, kostet sie viel Zeit und ist oft auch mit Kosten verbunden“, sagt Oelmann. Lässt sich die Zahlung nicht nachweisen, muss man unter Umständen noch mal zahlen.
Kontoauszüge: Privatpersonen sind gesetzlich nicht grundsätzlich verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Darauf weist Tanja Beller vom Bundesverband deutscher Banken hin. Dennoch sollte man Kontoauszüge einige Jahre behalten, mindestens für die dreijährige Verjährungsfrist, die für Alltagsgeschäfte gelte. So können Privatleute im Zweifelsfall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist.
Auch für Kontounterlagen gibt es keine einheitlichen Fristen. Trotzdem ergibt es bei einem auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Kontovertrag Sinn, diesen dauerhaft aufzubewahren. So weiß man im Fall von späteren Forderungen, welche Rechte und Pflichten vereinbart wurden. Gleiches gilt für Darlehensverträge.
„Hat jemand Einkünfte von mehr als 500 000 Euro im Jahr, muss er Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren“, sagt Beller. Unternehmer sind zur Buchhaltung verpflichtet und müssen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen von zehn Jahren beachten.
Rechnungen: Handwerker-Rechnungen sollten Verbraucher aufbewahren, solange sie Ansprüche gegen den Betrieb geltend machen können. Für Werkverträge mit Handwerkern gelten besondere Verjährungsfristen. Für Gewährleistungsansprüche sind das zwei Jahre. „Wenn Bauarbeiten in Auftrag gegeben wurden, kann die Gewährleistungspflicht sogar fünf Jahre betragen“, erklärt Annabel Oelmann.
Steuerunterlagen: Wurden dem Finanzamt Rechnungen und sonstige Belege vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, dann müssen diese Unterlagen für den Fiskus nicht mehr archiviert werden. „Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, dann muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren“, sagt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Wer zum Beispiel die Kosten für die Berufsbekleidung bei der Steuer absetzen will, muss den Kassenbon also vorläufig aufheben. Ein Steuerbescheid wird meistens einen Monat nach seiner Bekanntgabe bestandskräftig.
Eine neue Regel gilt für Spendenbescheinigungen. Für Spenden, die seit dem 1. Januar 2017 geleistet wurden, muss der Spendennachweis nicht mehr der Einkommenssteuererklärung beigefügt werden. Wenn es das Finanzamt verlangt, muss man ihn allerdings vorlegen. „Dafür muss der Steuerzahler die Bescheinigungen mindestens ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahren“, erklärt Klocke.
Versicherungsunterlagen: Sie sollten so lange aufbewahrt werden, wie der Versicherungsvertrag gilt. „Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV). Kunden sollten die Police ihrer Versicherung präsentieren können, wenn sie nachweisen müssen, dass sie bezugsberechtigt für Leistungen aus dem Versicherungsvertrag sind. Ist die Versicherung gekündigt oder abgelaufen, können die Unterlagen geschreddert werden.
Zunk rät aber davon ab, Belege vorschnell zu entsorgen. Sie könnten beispielsweise noch für die Steuererklärung benötigt werden oder erbrechtlich von Belang sein. Das gilt zum Beispiel für Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen.
