Oft macht das Aufheben Sinn

Oft macht das Aufheben Sinn

Das Jahr ist noch jung, die Energie ist groß: Es wird Zeit, den Aktenschrank aufzuräumen. Allerdings sollten die Unterlagen nicht unüberlegt geschreddert werden. Einige Belege werden besser eine Weile archiviert.

Die Ordner werden immer dicker, der Platz im Regal wird immer weniger. Höchste Zeit für den Frühjahrsputz im Aktenschrank. Alle Unterlagen aus den vergangenen Jahren sollten aber nicht gleich in den Papierkorb. Bei manchen Unterlagen lohnt sich das Archivieren. Für die Rentenversicherung sollten zum Beispiel Unterlagen aufgehoben werden, mit denen man Zeiten nachweisen kann, die später für die Rente zählen. "Anhand des Versicherungsverlaufs kann man die schon gespeicherten rentenrechtlichen Zeiten sehen und prüfen, ob es Lücken gibt, die man durch die Vorlage bestimmter Unterlagen füllen kann", sagt Andreas Feuser von der Deutschen Rentenversicherung Bund in Berlin.

Für die Rentenversicherung sind daher Arbeits-, Ausbildungs- und Studienzeiten wichtig. Deswegen sollte man Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen lieber nicht wegwerfen. Bei Angestellten werden in der Regel die Arbeitsentgelte vom Arbeitgeber automatisch gemeldet und von der Rentenversicherung gespeichert. Die Krankenkassen und Arbeitsämter melden wiederum Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und Arbeitslosigkeit. "Doch auch diese Belege sollte man sicherheitshalber aufheben und prüfen, ob die Rentenversicherung alle Daten hat", rät Feuser.

Mit jedem neuen Jahr kann auch ein großer Teil aufbewahrter Geschäftsunterlagen in den Reißwolf. Doch eine Reihe von Belegen müssen nach Angaben des Bundes der Steuerzahler für das Finanzamt aufbewahrt werden. So muss ein Unternehmer Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahr lang aufheben. Handels- und Geschäftsbriefe sind prinzipiell sechs Jahre lang aufzubewahren.

Verbraucher müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. "Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden", teilt der Steuerzahlerbund mit. Wer die Steuererklärung online gemacht hat, muss die Belege bis zur Bestandskraft des Bescheids aufbewahren (bis zum Ablauf der Einspruchsfrist).

"Auch Menschen mit geringeren Einkünften sollten beispielsweise ihre Kontoauszüge nicht zu früh wegwerfen", rät Tanja Beller, Pressesprecherin des Bundesverbandes deutscher Banken. Schließlich können sie damit wichtige Zahlungen nachweisen. Zwar speichern die Banken die Kontoauszüge. Es kann aber zusätzliche Kosten verursachen, wenn man sie nachfordert.

Unterlagen über Sach- und Lebensversicherungen sollte man ebenfalls nicht voreilig wegwerfen. Versicherungsunterlagen sollte man für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. "Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag", erklärt Hasso Suliak vom Gesamtverband der Versicherungswirtschaft.

Bei einer Hausratversicherung muss man im Zweifel nachweisen können, welche Gegenstände gestohlen oder etwa bei einem Brand zerstört wurden. Dazu ist es sinnvoll, Kopien der wichtigsten persönlichen Papiere anzufertigen sowie Kaufbelege und Quittungen aufzuheben. "Hilfreich ist es, Fotos der Wohnungseinrichtung anzufertigen. Diese kann man nach einem Schaden vorlegen", erklärt Suliak.