Der Einsatzzweck: Die geschäftliche Mail-Adresse, die Berufstätige vom Arbeitgeber zugeteilt bekommen, eignet sich längst nicht für alle Anliegen. „Die E-Mail ist die erste Wahl, wenn es um verbindliche und nachvollziehbare Korrespondenzen geht“, erklärt der Digitalbranchenverband Bitkom in seinem Online-Leitfaden „E-Mail-Knigge“. Da Unternehmen geschäftliche Mails archivieren und aufbewahren müssen, sollten sich Arbeitnehmer in jedem Fall auf wesentliche Inhalte beschränken. Sich per E-Mail mit den Kollegen zum Mittagessen zu verabreden, ist daher keine gute Idee.

Der Inhalt: Doch wie sollte eine E-Mail an Geschäftspartner, Kunden und Kollegen inhaltlich aufgebaut sein? Verbraucher müssen sich in jedem Fall kurz und knapp halten. Als Faustregel gilt: Nur in Ausnahmefällen mehr als zehn Zeilen überschreiten. Für die Übersichtlichkeit beim Empfänger sollte jede Mail nur ein Thema behandeln, das dann auch in der Betreffzeile steht, rät der „E-Mail-Knigge“. Auch eine automatische Signatur, die am Fuß der Nachricht erscheint, muss Bestandteil einer geschäftlichen E-Mail sein. In der Regel enthält sie alle wichtigen Informationen zum Unternehmen, den Namen und die Funktion des Absenders sowie weitere Kontaktdaten.

Die Sicherheit: Bei bis zu 90 Prozent aller E-Mails, die weltweit versendet werden, handelt es sich nach einer Schätzung der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz um Spam. Immer öfter enthalten Spam-Mails Schadprogramme, mit deren Hilfe Empfänger ausgespäht oder erpresst werden sollen. Häufig nutzten die Absender die Namen bekannter Unternehmen, Banken oder Telekommunikationsanbieter. Das erhöhe die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger die Mail tatsächlich für echt halten und öffnen, erklärt Tim Griese vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Um sich vor Schadsoftware zu schützen, rät das BSI, jede Mail vor dem Öffnen einer kurzen Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen. Ist der Absender bekannt? Ist der Betreff sinnvoll? Wird ein Anhang von diesem Absender erwartet? Ergeben diese drei Punkte kein stimmiges Bild, solle der Empfänger die Mail direkt löschen.

Das Passwort: Hat ein Hacker Zugang zum Mailpostfach, ist auch der Weg zu den Konten bei anderen Online-Diensten, etwa Amazon, Paypal oder Facebook, nicht mehr weit. Aus diesem Grund ist die Wahl eines sicheres Passwort für die E-Mail-Adresse besonders wichtig. Laut BSI muss das Passwort länger als acht Zeichen sein und aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern bestehen. Darüber hinaus sollte es in keinem Wörterbuch, gleich welcher Sprache, zu finden sein. Nähere Informationen und Empfehlungen bietet das BSI auf seinen Internetseiten. Regelmäßige Besuche beim Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts oder auf der Webseite haveibeenpwned.com verraten, ob die eigenen Zugangsdaten vielleicht schon geknackt wurden und frei im Netz kursieren.

Die Verschlüsselung: Wer seine Nachricht unverschlüsselt verschickt, macht diese prinzipell für Millionen Menschen sichtbar. Die Verschlüsselung von Ende-zu-Ende sorgt dafür, dass nur der Absender und der beabsichtigte Empfänger eine Mail im Klartext lesen können. Das Verfahren beruht auf einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Den öffentlichen Schlüssel gibt der Nutzer an jeden weiter, mit dem er verschlüsselte Nachrichten austauschen möchte. Den privaten Schlüssel muss er geheim halten. Der Sender der Mail codiert den Klartext mit dem öffentlichen Schlüssel. Der Empfänger verwandelt sie dann mit dem privaten Schlüssel wieder in Klartext. Weil diese Technik relativ kompliziert ist, verschlüsseln viele Nutzer ihre E-Mails nicht. Eine Lösung kommt vom Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie und der Telekom: die Volksverschlüsselung. Dabei richtet ein Assistenzprogramm das E-Mail-Programm Outlook von Microsoft und Mozillas Thunderbird automatisch ein und hilft beim Erstellen der Zertifikate und Schlüssel.

Der Wegwerf-Account: Wer sich nicht mit seiner privaten E-Mail-Adresse bei einem Online-Dienst registrieren und sich vor Werbemails oder Spam schützen will, kann eine Wegwerf-Adresse anlegen. Diese verlieren nach einer Zeit automatisch ihre Gültigkeit, erklärt das Telekommunikationsportal „teltarif.de“. Die entsprechenden Seiten heißen wegwerfemail.de, spoofmail.de oder 10minutemail.com. Zum Online-Shopping sind Wegwerf-Adressen weniger geeignet, weil Nutzer unter Umständen reklamieren oder umtauschen müssen. Hier empfehlen die Experten, eine sogenannte Alias-Adresse bei seinem E-Mail-Anbieter anzulegen.