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Auftrennen, Zusammenfügen, Bearbeiten
Keine Mühe mit digitalen Dokumenten

 Eingescannte Unterlagen mit bestehenden Dateien zu verbinden, ist eine klassische Aufgabe von PDF-Programmen.
Eingescannte Unterlagen mit bestehenden Dateien zu verbinden, ist eine klassische Aufgabe von PDF-Programmen. FOTO: dpa-tmn / Christin Klose
Hannover. PDF-Dateien zu bearbeiten, kann umständlich sein, doch spezialisierte Programme schaffen Abhilfe. Von Benjamin Krüger (dpa)

PDF-Dateien erleichtern den digitalen Alltag enorm. Der große Vorteil des 1993 vom Software-Entwickler Adobe eingeführten Formats: Es stellt sicher, dass ein Dokument in jedem Programm von jedem Betriebssystem gleich dargestellt wird. Die Abkürzung PDF steht für  „Portable Document Format“. Nicht unterstützte Schriftarten, verrutsche Überschriften oder an eine falsche Stelle gerückte Bilder kommen da nicht mehr vor.


Anfangs war zum Lesen von PDF-Dateien Adobes eigenes Programm nötig, der Acrobat Reader. Heute ist die Anwendung jedoch weitgehend verzichtbar, da jeder zeitgemäße Internet-Browser die Dokumente öffnen kann. PDFs mit eingebauter Formularfunktion auszufüllen und zu speichern ist ebenfalls im Browser möglich.

Um die Dateien zu bearbeiten, brauchen Nutzer dagegen spezialisierte Programme. Auch der Acrobat Reader bietet nur die Option zum Unterzeichnen und Kommentieren – wer mehr Elemente bearbeiten möchte, kann bei Adobe auf die kostenpflichtigen Programme ­Acrobat Standard DC oder Acrobat Pro DC zurückgreifen, welche monatlich 15 beziehungsweise 18 Euro kosten. Mit diesen lassen sich zum Beispiel Texte und Bilder verändern.



Als kostenlose Alternative empfiehlt Andrea Trinkwalder vom der Computer-Fachzeitschrift „c‘t“ den PDF XChange Editor der Firma Tracker Software. „Für das Arbeiten mit PDFs sind die Kommentarfunktion und die gute Textsuche empfehlenswert.“ Selbst bei eingescannten Dokumenten könne die Anwendung den Text erkennen und durchsuchen. Die kostenlose Lite-Version hat allerdings nicht alle Funktionen. Für die Vollversion werden 37 Euro fällig.

Der Foxit Reader des gleichnamigen Herstellers mit einer umfangreichen Kommentarfunktion eignet sich besonders für gemeinsam genutzte Dokumente, da er eine Unterstützung für Cloud-Dienste mitbringt. Das heißt, dass Nutzer ihre Dateien online zur Verfügung stellen können, damit es auch anderen Personen möglich ist, die Dokumente einzusehen und zu kommentieren.

Um eigene PDF-Dateien zu erstellen, rät Trinkwalder zur Nutzung einer Textbearbeitungssoftware. Diese biete in der Regel viele Möglichkeiten zur Textbearbeitung oder zum Einfügen von Bildern und Tabellen. Die Dokumente könnten nach der Bearbeitung einfach im gewünschten Format abgespeichert werden. OpenOffice sei eine gute, kostenlose Alternative zu Microsoft Word und könne PDFs direkt erstellen, erklärt Trinkwalder. Auch LibreOffice ist kostenlos und bietet diese Möglichkeit.

Sollen andere Arten von Dateien in ein PDF umgewandelt werden, hilft der kostenlose PDF Creator von PDFforge weiter. Die Software konvertiert jedes druckbare Dokument mit einem Klick, egal ob Text, Tabelle oder Bild. Auch mehrere Dateien zu einer großen zusammenzustellen, ist kein Problem. Zusätzlich verschlüsselt das Programm die Dateien auf Wunsch.

Wer Akten, Bilder oder Texte einscannt, erhält oft jede Seite als einzelne Datei. Das ist umständlich und unübersichtlich. Zudem macht es keinen professionellen Eindruck, wenn die einzelnen Dateien etwa für ein Bewerbungsschreiben verschickt werden. Abhilfe schafft ­PDFsam. Der Namenszusatz des Programms steht für „split and merge“,  also auftrennen und zusammenfügen. Genau das schafft die Anwendung einfach und effizient: Einzelne PDFs können zu einer großen Datei zusammengefügt werden, einzelne Seiten lassen sich aus einem großen Dokument heraustrennen. Zudem können Nutzer die Seiten neu ordnen und  auch drehen. Die Basis-Version des leicht verständlichen Programms ist kostenlos, die kostenpflichtigen Varianten haben zusätzliche Bearbeitungsfunktionen.

Wer das Apple-Betriebssystem MacOS nutzt, kann auf das Programm Vorschau zurückgreifen, um mehrere Dokumente zusammenzufügen. Zudem bietet es die wichtigsten Anmerkungsfunktionen: Anwender können beispielsweise Textstellen farbig hervorheben und kommentieren.

Das kostenlose Programm ­PDF24 ­Creator erlaubt unter anderem, Seiten zu sortieren und zu verschieben. Mit der Anwendung, die das IT-Portal „Chip online“ empfiehlt, lassen sich PDFs ebenfalls verbinden und aufteilen. Nutzer können die Dokumente zudem signieren und zum Beispiel mit Wasserzeichen oder Seitenzahlen versehen. Die Software sei schnell, sehr einfach zu bedienen und werde seit vielen Jahren ständig weiterentwickelt, so Michael Humpa von „Chip online“.