Microsoft stellt zunehmend vom Einzelkauf auf Abonnements um. Das zieht dauerhafte Kosten nach sich, wie Patrick Hannemann vom Fachmagazin Chip vorrechnet: „Sieben Euro pro Monat für das komplette Office-Paket klingt nach wenig, aber nach fünf Jahren sind das über 400 Euro.“ Nach Ansicht von des Fachmanns können sich Nutzer das Geld sparen: „Als Privatanwender oder Student brauche ich das nicht. Für gelegentliche Büroarbeit reichen die kostenlosen Alternativen völlig aus.“

Wer damit leben kann, die Büroprogramme nur im Browser zu nutzen, kann „Office Online“ nutzen. Das webbasierte Angebot von Microsoft ist kostenlos. Dateien werden in einem Onlinespeicher (Cloud) hinterlegt, statt sie direkt auf dem eigenen Computer zu sichern. Die Konkurrenz unter den Cloud-Office-Diensten ist groß. Viele andere Anbieter mit kostenlosen Basis-Angeboten wie etwa Google Docs, Dropbox Paper oder Cryptpad buhlen um die Gunst der Nutzer. Mit „Google Docs“ dürften gelegentliche Nutzer zufrieden sein, ist sich Hannemann sicher, zumal es gut an den Onlinespeicher „Google Drive“ angebunden sei, was auch das gemeinsame Arbeiten erleichtere.

Auch ohne Abo können Nutzer Büroprogramme kaufen, müssten dafür aber tief in die Tasche greifen. Das Office-Paket zum Einmalkauf kostet bei Microsoft 299 Euro. Im Handel gibt es auch deutlich günstigere Angebote, aber vor Billigangeboten für weniger als fünf Euro auf Onlinemarktplätzen warnt Hannemann: „Wenn ich für Software nur ein oder zwei Euro zahlen soll, die sonst 70 oder 100 Euro pro Jahr kostet, muss mich das als Nutzer stutzig machen.“ Daher lautet seine Empfehlung: Finger weg.

Besitzer eines Mac-Rechners von Apple können kostenfrei das vorinstallierte Schreibprogramm Pages oder die Tabellenkalkulation Numbers nutzen. Doch in puncto Bedienbarkeit und Kompatibilität scheiden sich hier die Geister. Da kommen kostenlose Büro-Programme mit freier Lizenz ins Spiel. Die beiden bekanntesten Vertreter heißen „Open Office“ und „Libre Office“. Beide bauen auf derselben Software-Struktur auf und sind sich dadurch ähnlich. Sie laufen auf allen Betriebssystemen und können einfach heruntergeladen werden. Dokumente lassen sich in den Dateiformaten der Microsoft-Programme speichern und können problemlos damit geöffnet werden. „Es kommt nur noch selten vor, dass Formatierungen in Microsoft-Programmen nicht komplett übernommen werden oder mal ein Bild verrutscht“, erklärt Patrick Hannemann.

Nach seiner Ansicht ist der Funktionsumfang von „Libre Office“ größer, das Aussehen erinnere ihn mehr an Microsofts Office, insbesondere in der neuen Version. Hinzu komme, dass sich Nutzer gegenseitig in Internetforen bei Problemen oder der Fehlerbehebung helfen.

Dagegen habe das früher populäre „Open Office“ an Bedeutung verloren. Es gebe seltenere Updates und ein etwas angestaubtes Design, aber alle Programme für die Büroausstattung seien vorhanden. Auch wenn „Libre Office“ die Nase vorne habe, seinen beide einen Versuch wert, da sie kostenlos und risikofrei seien, rät Hannemann.

Ein Geheimtipp aus Deutschland sei „Freeoffice“ von Softmaker. An Bord sei alles, was der Office-Nutzer kenne, unter Namen wie „Textmaker“ oder „Planmaker“. „Die kostenfreie Version ist gegenüber der Kaufversion abgespeckt, aber für gelegentliche Bürotätigkeit kann ich sie empfehlen“, urteilt Patrick Hannemann. Die Programmierer versprechen eine größtmögliche Kompatibilität mit den Microsoft-Programmen. „Freeoffice“ ist für Windows-, ­macOS- und Linux-Rechner verfügbar.

Insgesamt sei der Markt der kostenfreien Bürosoftware vielfältig und hochwertig wie lange nicht, so Hannemann: „Unternehmen kommen an Microsofts Office nach wie vor nicht vorbei, aber wenn ich keine hochkomplexen Tabellen entwerfe oder wissenschaftliche Texte verfasse, kann ich ohne Bedenken eine kostenfreie Version nutzen.“