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Wenn das Postfach überquillt

Wenn das Postfach überquillt

Zeitmanagement-Experte Gunter Meier aus Schwabach bei Nürnberg gibt Tipps, wie Arbeitnehmer der täglichen E-Mail-Flut Herr werden. Schlecht sei es, das E-Mail-Postfach den ganzen Tag offen zu haben und die E-Mails parallel zur Arbeit mitzulesen. Das Problem: Man werde dauernd von außen kontaktiert, und die Gefahr ist groß, dass man sich ablenken lasse. An den meisten Arbeitsplätzen sei es ausreichend, die E-Mails drei- oder viermal am Tag anzuschauen und sie dann gebündelt abzuarbeiten. Alle E-Mails, die sich in maximal fünf Minuten bearbeiten lassen, erledigen Berufstätige am besten sofort.

Berufstätige arbeiten effizienter, wenn sie Newsletter zum Beispiel in einem Extra-Ordner sammeln. "Diesen Ordner sieht man dann durch, wenn man Zeit hat, am Stück." Bei Outlook können Nutzer über die Regel-Einstellungen festlegen, dass Newsletter automatisch in so einen Ordner einlaufen.

Sie können etwa einstellen, dass alle E-Mails eines bestimmten Absenders in dem Unterordner landen.

Diese tauchen dann nicht im Posteingang auf. Manchmal erfordern elektronische Nachrichten ein Handeln erst in ferner Zukunft. Diese E-Mails legt man sich am besten auf Wiedervorlage. Bei Aufgaben, die zeitnah zu bearbeiten sind, kann man die E-Mails etwa nach Projekten sortiert ablegen.