Ausbildungsberuf: Immer dabei und alles im Griff

Ausbildungsberuf : Immer dabei und alles im Griff

Ob Konzert, Konferenz, Lesung oder Film-Gala mit rotem Teppich: Veranstaltungskaufleute sind für den Erfolg solcher Ereignisse verantwortlich. Dabei ist von der Planung bis zur Durchführung viel Kreativität gefragt.

Wenn Ilka Schunke morgens ins Büro kommt, weiß sie oft nicht, was sie erwartet. Zuerst ruft sie ihre E-Mails ab, dann fertigt sie beispielsweise eine Anfahrtsskizze an, entwirft einen Einladungstext für eine Konferenz oder besucht zusammen mit Kunden einen potenziellen Veranstaltungsort.

Gerade die Mischung aus Schreibtisch und Vor-Ort-Sein findet Schunke „total gut und sehr ausgewogen“. Die 19-Jährige macht eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie, einer Partnerschaft zwischen dem Land Berlin und mehr als 200 Unternehmen.

Die Kaufleute kümmern sich um die Organisation von Veranstaltungen aller Art. Darunter fällt die gesamte Planung von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Dazwischen steht natürlich das Wichtigste: ein möglichst reibungsloser Ablauf. Dann kann auch tatkräftige Unterstützung vor Ort notwendig sein, denn bei den Veranstaltungen „muss man auch mal mit anpacken“, berichtet Schunke. Spontaneität und Flexibilität sind Grundvoraussetzungen für den Job. Vor allem, wenn mal etwas nicht hinhaue oder der Zeitplan einer Veranstaltung nicht eingehalten werde, müsse man auch umdenken und dabei seriös bleiben können, sagt die Auszubildende.

Wer sich für die Lehre interessiert, „sollte es auf jeden Fall mögen, mit Menschen zu arbeiten“, erzählt Schunke, die im zweiten Ausbildungsjahr ist. „Man ist immer mit Menschen in Kontakt, auch mit fremden Leuten, da muss man gut kommunizieren können und freundlich sein.“

Andreas Okroy kann das bestätigen. Die Auszubildenden „müssen schon ein bisschen extrovertiert sein, weil sie vor Ort von A bis Z alles klären und auch die Abläufe überprüfen und überwachen“, erläutert der Ausbildungsberater bei der Industrie- und Handelskammer Berlin.

Doch auch die kreative Seite kommt bei dem Beruf nicht zu kurz. Niemand soll sich auf Veranstaltungen langweilen, deshalb ist bei der Konzeption von Events Ideenreichtum gefragt. Wie sieht die passende Deko aus? Fingerfood oder Service am Tisch? DJ oder Live-Musik? Dabei ist es hilfreich, sagt Schunke, „wenn man immer über aktuelle Trends Bescheid weiß“.

Zudem übernehmen die Fachkräfte alles Kaufmännische rund um eine Veranstaltung: Sie kalkulieren die Kosten, entwickeln einen Budgetplan und prüfen, ob für die gewünschte Lokalität bestimmte Genehmigungen erforderlich sind. Schließlich erstellen die Fachleute die finale Abrechnung.

Mit festen Arbeitszeiten sollten sie nicht rechnen. Häufig finden die Veranstaltungen außerhalb der typischen Bürozeiten statt, je nach Branche ist auch Nacht- und Wochenendarbeit eher die Regel als die Ausnahme. Für Schunke zählt immer dabei zu sein aber „gerade zu den Highlights“ in ihrem Beruf.

Die Beschäftigungsmöglichkeiten sind vielfältig: Die Kaufleute arbeiten zum Beispiel bei Eventagenturen, bei Caterern, in größeren Hotels und Restaurants oder in kommunalen Einrichtungen.

(dpa)
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