Expertentipps Das richtige Zeitmanagement zu finden ist nicht so schwer
Basel/Rheinfelden · Wer den Überblick behalten will, braucht eine gute Organisation. Es gibt zahlreiche Methoden, aber nicht jede passt zu jeder Persönlichkeit.
() Am Ende des Tages sind die wichtigen Aufgaben erledigt. Ein gutes Gefühl, um den Schreibtisch zu verlassen. Um das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag Zeitmanagement erforderlich. Dabei geht es nicht nur um Strategien und Tools, im Kern zählen Überblick und Konzentration. „Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren“, sagt Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. Dafür müsse zunächst klar sein, auf welche wirklich relevanten Aspekte es sich zu konzentrieren gelte.
Wer seine Zeit erfolgreich einteilen will, sollte Blatter zufolge die folgenden Punkte befolgen: „Übersicht schaffen und behalten, laserscharfer Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, konsequentes Setzen von Prioritäten.“ Diese Schritte seien für jede Person gleich – wie sie umgesetzt werden, das ist aber individuell unterschiedlich.
Zu gängigen Zeitmanagement-Methoden gehört beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Bei der ABC-Strategie werden Aufgaben nach Priorität sortiert. Solche der A-Kategorie sollte man besonders viel Zeit widmen. Und die sogenannte Alpen-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen. Wichtig ist es, dass man alle zu erledigenden Aufgaben kennt, erklärt Anita Bischof, Trainerin für Selbstmanagement und Führungskräftecoach aus Rheinfelden. „Und zwar nicht nur die offensichtlichen, sondern auch die Aufgaben, die sich nicht sofort bemerkbar machen.“ Außerdem sollte man einschätzen können, was passiert, wenn Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden. Auch ungeplante Unterbrechungen kann man in den Griff bekommen, indem man einen Zeitpuffer für Störungen und Unvorhergesehenes in der Tagesplanung berücksichtige. Nicht jeder muss sich an feste Strategien halten, um die eigenen Herausforderungen zu bewältigen, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin aus Sauerlach. Manche Menschen hätten intuitiv ein gutes System, um die eigenen Aufgaben erledigt zu bekommen. „Bin ich hingegen regelmäßig gestresst und kann schlecht abschalten, bleiben wichtige Aufgaben liegen, ich schlafe schlecht, dann kann ein Blick auf meinen Umgang mit Zeit und Aufgaben helfen, das Ruder herumzureißen.“ Wer eher dem Typ „kreativer Chaot“ entspricht sollte alles aufschreiben, was ihm an offenen Aufgaben durch den Kopf schießt. „Das entlastet das Gehirn, macht uns produktiver und konzentrierter.“
