Im Crashkurs zum betrieblichen Eventmanager
St. Wendel. "Die Planung einer Veranstaltung ist wie ein Puzzle. Jedes Teil muss zu den anderen passen, sonst wird es nichts". Heidemarie Müller, Protokollchefin der Staatskanzlei des Saarlandes, gab im Unternehmer- und Technologiezentrum St. Wendel Empfehlungen zur richtigen Organisation von Betriebsfesten oder Firmenfeiern
St. Wendel. "Die Planung einer Veranstaltung ist wie ein Puzzle. Jedes Teil muss zu den anderen passen, sonst wird es nichts". Heidemarie Müller, Protokollchefin der Staatskanzlei des Saarlandes, gab im Unternehmer- und Technologiezentrum St. Wendel Empfehlungen zur richtigen Organisation von Betriebsfesten oder Firmenfeiern. Die Veranstaltung bildete den Abschluss der diesjährigen Reihe "IHK Regional", die die Industrie- und Handelskammer des Saarland gemeinsam mit der Wirtschaftsförderungsgesellschaft St. Wendeler Land organisiert. IHK-Geschäftsführer Peter Nagel blickte zufrieden auf das Jahr zurück: "Zu den zehn Veranstaltungen kamen insgesamt 600 Zuschauer, das ist prima."Heidemarie Müller forderte ihre Zuhörer auf, bei der Planung einer Betriebsfeier zuerst die W-Fragen zu beantworten: warum, wer, was, wann, wo? Für jede Veranstaltung müsse es einen bestimmten Grund, einen Anlass geben. Welches Ziel verfolge ich mit der Veranstaltung? Welche Botschaft will ich meinen Gästen vermitteln? Heidemarie Müller:_ "Wägen sie die Kosten des Events gegen die immateriellen Werte wie Bekanntheits- und Imagegewinn!"
Die ersten Fehler, erläuterte Müller, würden schon bei der Einladung gemacht. Die Einladung präge die Vorstellung und die Erwartungen der Gäste. Häufig werden mit der Einladung falsche Erwartungen geweckt und die Gäste seien anschließend enttäuscht. Müller stellt klar die Rolle des Gastgebers heraus: "Der Gastgeber ist Dreh- und Angelpunkt des Festes und sollte natürlich anwesend sein. Auch ist eine Begrüßung durch den Gastgeber immer angebracht."
Bei der Planung einer Veranstaltung dürfe man, so Müller, nichts dem Zufall überlassen und müsse deshalb für jede Veranstaltung eine neue Checkliste erstellen. Sie verwies auf die Internetseite www.checkliste.de, auf der man Checklisten für diverse Veranstaltungen abrufen könne. Diese Listen helfen, Fußangeln zu erkennen und zu vermeiden. Da fast jede Veranstaltung der Kommunikation diene, gelte es zum Beispiel, zu laute Musik und zu lautes Unterhaltungsprogramm zu vermeiden. Auch lange Warteschlangen an der Garderobe, "Staus" am Buffet oder zu wenig Servicepersonal sorgen oft für Verdruss bei den Gästen.
Müller empfahl auch eine intensive Nachbereitung jeder Veranstaltung: "Erfolgskontrolle und Dokumentation sind wichtig. Es kommt immer gut an, wenn Sie Ihren Gästen einige Tage oder Wochen nach der Veranstaltung einige Fotos schicken. Damit bleibt das Ereignis im Gedächtnis haften." red
