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Papier sparen und besser arbeiten

Neben der Stadt Dillingen (siehe Seite C1) nutzen auch der Landkreis Saarlouis, die Gemeinde Bous und die Stadt Saarlouis schon ein digitales Verwaltungssystem für ihre Ratssitzungen. Und sie berichten durchweg von positiven Erfahrungen und Einsparungen. Nicole Bastong

Der Kreistag Saarlouis arbeitet schon seit zwei Jahren mit dem Ratsinformationssystem "Allris" mitsamt der gleichnamigen App, das die Stadt Dillingen gerade einführt (siehe Seite C1). Die Anschaffungskosten für Software und Endgeräte beliefen sich auf rund 40 000 Euro .

Spareffekte könne man durchaus beziffern, teilt der Landkreis auf Anfrage mit: "Es ergibt sich eine jährliche Ersparnis von circa 14 500 Euro an Porto- und Kopierkosten. Dem gegenüberzustellen sind jährlich anfallende Kosten für jetzt 33 UMTS-Lizenzen in Höhe von 200 Euro sowie Wartungs- und Serverkosten in Höhe von knapp 5900 Euro . Somit kann man von einer Gesamtersparnis in Höhe von rund 5900 Euro jährlich ausgehen." Durch die Einführung des Ratsinformationssystems könnten zudem interne Verwaltungsabläufe effizienter und flexibler gestaltet werden.

Das Modul "Bürgerinformationssystem", das auf der Internetseite des Kreises abrufbar ist, ermöglicht Bürgern Informationen zu den Gremiumsmitgliedern, Sitzungsterminen, öffentlichen Tagesordnungen mit Vorlagen, Beschlüssen und Niederschriften. "Dies macht die Arbeit der politischen Gremien transparent und nachvollziehbar", heißt es beim Landkreis.

Eine erste positive Bilanz der Erfahrungen mit dem Ratsinformationssystem "Allris" zieht auch der Bouser Bürgermeister Stefan Louis . Die Verwaltung nutzt das System seit Sommer 2014, der Rat seit Herbst 2014. "Trotz einiger Skepsis sind inzwischen alle mit großem Enthusiasmus dabei", berichtet Louis. Nur ein Ratsmitglied hatte auf die Digitalisierung der Sitzungsunterlagen verzichtet und bezieht diese weiterhin auf Papier .

Nach der Installation und der Schulung der Verwaltung erhielt der Gemeinderat Ipads mit der entsprechenden App. Auch die Räte wurden in zwei Terminen geschult und führen das System seither ohne größere Probleme aus. "Im Gebrauch gab es auch bisher keine Einschränkungen, es hat immer alles funktioniert", fasst Louis zusammen.

Die Kosten betrugen für die Anschaffung der Software für den Sitzungsdienst rund 1600 Euro , für das Rats- u. Bürgerinformationsmodul rund 1450 Euro , teilt die Gemeinde mit. Die Schulungen kosteten insgesamt 3900 Euro . Die Softwarepflege schlägt mit rund 1500 Euro im Jahr zu Buche.

31 IPads hat die Gemeinde für rund 18000 Euro angeschafft, 26 davon nutzen die Ratsmitglieder. Die Geräte bleiben im Besitz der Gemeinde. Den Vertrag mit einem Telekommunikationsanbieter schließt jedes einzelne Ratsmitglied selbst ab.

Seit Ende 2014 hat auch Bous das "Bürgerinformationssystem" auf seiner Internetseite. "Wir gehen davon aus, dass wir massiv Papier einsparen können und auch der Personaleinsatz kann verringert werden", sagt der Bürgermeister.

Stadtrat und Verwaltung in Saarlouis nutzen ein anderes System. "More Rubin" heißt dieses, die App mit dem Ratsinformationssystem heißt "DiPolis" (Digitales Politisches Informationssystem). "Die Handhabung erschien bei diesem System am einfachsten", erklärt Sascha Schmidt, Sprecher der Stadt, die Wahl. "Die Beschlussausfertigung war nah an den bisherigen Abläufen der Verwaltung."

Das System wird verwaltungsintern genutzt seit November 2012, im Rat wurde es Mitte 2014 eingeführt. Bisher habe man "sehr gute Erfahrungen" gemacht, teilt die Stadt mit: "Die Handhabung und Nutzung von Sitzungsunterlagen ist optimiert und heute schneller, einfacher und zielgerichteter möglich als vor der Einführung."

Umfangreiche Papiermengen fallen weg, ebenso das aufwändige Kopieren und Versenden. Nicht nur die Recherche in den Sitzungsunterlagen sei schneller, auch kurzfristig eingereichte Unterlagen seien nicht erst als Tischvorlage verfügbar, erklärt Schmidt. Zudem seien grafische Elemente wie Baupläne oder Fotos oft besser zu erkennen als auf Kopien und überall verfügbar.

Die Ipads im Wert von 25 000 Euro wurden über einen Vertrag mit einem Telekommunikationsanbieter angeschafft, teilt Schmidt mit, und gehen nach der Legislaturperiode in den Besitz der einzelnen Stadtverordneten über. Die Anschaffungskosten für die Software betrugen 14 500 Euro , für die App 3000 Euro . Pflege- und Wartungskosten sowie UMTS-Gebühren betragen jährlich rund 11 500 Euro .

Anteilig beteiligen sich die Ratsmitglieder mit einem Betrag von zehn Euro monatlich, der auch die private Nutzung ermöglicht; bei 41 Stadtverordneten, die das Ipad nutzen, sind das rund 4900 Euro jährlich. Ein Sparpotential erkennt die Stadt deutlich: Bei 50 Sitzungen pro Jahr und einer gerundeten Vorlagenstärke von 100 Seiten und 41 Stadtverordneten ergibt sich laut ihrer Berechnung eine Einsparung von jährlich rund 13 000 Euro an Papier , Kopien, Versandtaschen und Zustellungsgebühren.