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Schöne neue Sitzungswelt?

Dillingen. Effektiver arbeiten und dazu jede Menge Papier und auch Personalkosten einsparen: Die Vorteile des digitalen Sitzungsdienstes liegen auf der Hand. Auch Dillingen stellt nun um. Doch ganz umsonst ist das System auch nicht zu haben. Nicole Bastong

Sitzungseinladungen, Tagesordnung, Anlagen, Niederschriften - bei 39 Ratsmitgliedern kommt bei einer Sitzung einiges an Papier zusammen. Rund 6000 Blatt sind es im Stadtrat Dillingen im Durchschnitt, dazu kommen die Unterlagen für die Ausschusssitzungen; von denen für den Haushalt ganz zu schweigen. Eine Menge Papier , die man leicht reduzieren skann: Mit einem System für einen elektronischen Sitzungsdienst, ein sogenanntes Ratsinformationssystem.

Rund 30 000 Euro Kosten



Ein solches führt die Stadt Dillingen nun ein, als dritte Kommune im Landkreis (siehe weiterer Bericht). Grundsatzreferent Patrick Waldraff befasste sich nach dem Ratsbeschluss mit der Auswahl des geeigneten Systems, Hauptamtsleiterin Petra Schmitt kümmert sich um die praktische Anwendung.

Die positiven Erfahrungen aus anderen Kommunen seien zum Dillinger Stadtrat durchgedrungen, erklärt Waldraff: "Die Hausführung hatte großes Interesse signalisiert, frühzeitig zu modernisieren." Langfristig verspricht sich die Stadt davon eine Arbeitserleichterung und eine Kostenersparnis. "Es ist ein ziemlich großer Aufwand, die Unterlagen alle auszudrucken, per Boten zuzustellen und die Niederschriften nochmal", beschreibt Waldraff.

Die Kosten für die Anschaffung der Geräte und des Systems belaufen sich in Dillingen auf rund 30 000 Euro, rechnet er vor. "Wir halten es für möglich, dass sich die Kosten über die Legislaturperiode amortisiert haben." Wie hoch die Einsparmöglichkeiten konkret sind? "Da fehlt noch die Erfahrung." Die laufenden Kosten für die Pflege des Systems sind in einer Jahrespauschale von rund 2500 Euro enthalten.

Bei der Auswahl der geeigneten Software hatte Dillingen zunächst zu anderen Kommunen Kontakt aufgenommen, die schon Sitzungen digital verwalten. Das lukrativste Angebot, das neben den Geräten auch deren Vorinstallation und eine Schulung beinhaltete, betrug rund 22 000 Euro. 45 Geräte wurden angeschafft, diese bleiben im Besitz der Stadt und müssen nach Ende der Amtszeit zurückgegeben werden, erklärt Schmitt. Auch eine Versicherung für die Geräte hat die Stadt abgeschlossen.

In Abgrenzung zu anderen Kommunen entschied sich Dillingen dafür, die Ipads ohne Vertragsbindung zu kaufen, erklärt Waldraff: "Das bedeutet, die Geräte können unser Wlan hier im Haus nutzen, sie funktionieren aber auch zu Hause im privaten Wlan, wenn man sich die Unterlagen dort ansehen will." Um Datensicherheit sorgt sich die Stadt indes nicht: Die Software sei passwortgeschützt, das Gerät selbst ebenfalls.

"Allris" heißt die spezielle Software für Sitzungsmanagement, laut Informationen Waldraffs "die gebräuchlichste App" für diese Zwecke. Sie beinhaltet neben Terminplan und allen Sitzungsunterlagen auch ein digitales Archiv mit Suchfunktion, so dass auch während einer Sitzung auf ältere Unterlagen zugegriffen werden kann. "Man kann sich quasi den Lebenslauf einer Vorlage ansehen", erklärt Schmitt. Auch Notizen in den digitalen Vorlagen sind möglich.

Für Verwaltungsmitarbeiter und Ratsmitglieder gab es bereits Schulungen. Nach Ostern soll das System in den "Echtzeitbetrieb" gehen, kündigt Schmitt an. Im nächsten Schritt will auch Dillingen ein Bürgerinformationssystem eingeführen, das über die Homepage der Stadt mehr Transparenz ermöglichen soll. > weiterer Bericht Seite C5