Als „Medienbruch“ bezeichnet Stephan Scholtes das, was an dieser Stelle passiert. Er ist Leiter des kürzlich geschaffenen Fachbereichs „Verwaltungsorganisation und Digitalisierung“ beim Landkreis Merzig-Wadern. Seine Aufgabe: Er soll dafür sorgen, dass die Digitalisierung in den Büros des Landkreises vorangebracht wird.

Ganz von null beginnen muss Scholtes dabei nicht. „Wir haben immer schon intensiv an dem Thema gearbeitet“, betont Landrätin Daniela Schlegel-Friedrich. Für alle Mitarbeiter gebe es Arbeitsplätze mit Computern, in einigen Bereichen – wie beispielsweise beim Rechnungs-Workflow und bei den Diensten der Zulassungsstelle – sei man schon recht weit. Aber, sagt die Landrätin weiter: „Wir müssen bis 2022 den Bürgern alle Verwaltungs-Dienstleistungen online zur Verfügung stellen.“ Dies sei nur mit einer EDV-Abteilung nicht mehr zu händeln gewesen. Deshalb habe der Landkreis die Schaffung des neuen Fachbereichs beschlossen.

Dieser Fachbereich hat offiziell zum 1. September seine Arbeit aufgenommen, angefangen hat Scholtes aber bereits vor rund zwei Monaten. Auf die Stelle aufmerksam geworden sei er dabei eher zufällig. „Die Stelle hat mir meine Mutter unter die Nase gehalten“, lacht er. Aber am „Mammutprojekt“ Digitalisierung mitzuarbeiten, habe ihn dann direkt gereizt. „Der Verwaltung zu helfen, sich des Themas anzunehmen, ist eine spannende Aufgabe“, sagt er. Zuvor war Scholtes fünf Jahre lang im Bereich der Software-Beratung für ein Unternehmen in Saarbrücken tätig.

Digitalisierung sei kein reines Thema für die EDV, betont er: „Es bringt nichts, nur eine Software zu haben.“ Vielmehr geht es darum, Prozesse zu verändern – externe wie die zahlreichen Formulare von Bürgern an den Landkreis, aber auch interne wie die Verarbeitung von Urlaubsanträgen.

Die große Frage, um die es geht, ist das Wie. Betroffen seien Fragestellungen rund um Authentifizierung und Datensicherheit genauso wie der Weg, den ein Dokument innerhalb der Landkreis-Büros nimmt. „Wie oft wird heute ein Stück Papier ausgedruckt und von einem Büro ins andere gebracht?“, fragt Scholtes rhetorisch. Landrätin Schlegel-Friedrich nennt als ein Beispiel, bei dem die Digitalisierung bereits angelaufen ist, Rechnungen. 113 000 davon sind nach ihren Worten allein im Jahr 2017 beim Landkreis eingegangen. Früher wanderte das Stück Papier durch mindestens vier Paar Hände, wurde unterwegs oftmals noch das eine oder andere Mal kopiert. Mittlerweile laufen alle Schritte digital ab – zumindest ab dem Punkt, an dem die Rechnung beim Landkreis ankommt.

Das Dokument wird gescannt und gelangt so in ein digitales System. Dort wird es mit sogenannten „Metadaten“ versehen, erklärt Scholtes. Will heißen: Im System werden die Daten, die die Rechnung enthält, hinterlegt. Der Vorteil, erläutert Scholtes: „Jedes Dokument lässt sich wiederfinden.“ Wer eine bestimmte Rechnung sucht, muss sich nicht mehr durch Aktenordner im Archiv wühlen. Im digitalen System kann einfach nach zum Beispiel dem Lieferanten gesucht werden. Für all das muss niemand mehr von einem Büro ins andere laufen. Der komplette Zugriff erfolgt am Computer.

Einsparpotenzial biete die Digitalisierung aber nicht – zumindest nicht kurzfristig. „In der Umstellungsphase wird es Mehrarbeit bedeuten“, ist sich Scholtes sicher. Eine vollständige Umstellung auf ein komplett digitalisiertes System für alle Dienstleistungen sei ebenfalls nicht das Ziel, ergänzt Schlegel-Friedrich. „Viele Leute kommen, geben ihre Anträge ab und suchen das Gespräch.“