Über 100 000 Kopien im Jahr: Fraktionen wollen digitales Ratssystem
St. Ingbert. Sechs Fraktionen im St. Ingberter Stadtrat (Familien-Partei, Unabhängige Christdemokraten, Die Linke, SPD Stadtverband, Bündnis 90/Die Grünen, Freie Wähler St
St. Ingbert. Sechs Fraktionen im St. Ingberter Stadtrat (Familien-Partei, Unabhängige Christdemokraten, Die Linke, SPD Stadtverband, Bündnis 90/Die Grünen, Freie Wähler St. Ingbert) haben beantragt, die Mandatstätigkeit im Stadtrat auf der Basis eines neu einzuführenden Bürger- und Ratsinformationssystems weitgehend von Unterlagen in Papierform weg auf eine elektronische Verfügbarkeit von Informationen umzustellen.Allein für die Sitzungseinladungen des Stadtrates, der Ausschüsse und der sonstigen kommunalen Gremien würden im Jahr weit über 100 000 Kopien in Papierform erstellt und vertrieben, so die Antragsteller. Das könne grundsätzlich anders gestaltet werden. Neben dem Ziel, durch Reduzierung des Papieraufwandes Geld und Arbeitszeit in der Verwaltung zu sparen, könne durch elektronische Sitzungsabwicklung auch eine Verbesserung des Informationsflusses erfolgen - etwa durch eine digital über Schlagworte gesteuerte schnellere Unterlagen-Suche.
Die Fraktionsvorsitzenden führen auf, dass Sitzungsvorlagen, in denen Sachverhalt, Abstimmungsvorschlag und die Beschlussempfehlung vorangegangener Entscheidungsträger notiert sind sowie die Niederschriften bei den Mandatsträgern und Fraktionen ganze Aktenschränke füllen. In der Stadtverwaltung seien Mitarbeiter vor jeder Sitzungsrunde tagelang nur mit Kopieren und Eintüten beschäftigt. Kuriere seien stundenlang mit dem Pkw unterwegs. Hinzu kämen Kopierkosten und der Umweltaspekt.
Mit privaten oder von der Stadt zur Verfügung gestellten Laptops oder Tablet-PCs könnten die Mandatsträger künftig vor, während und nach Gremiensitzungen sämtliche Informationen über ein Ratsinformationssystem der Verwaltung beziehen. Dort wären dann Vorlagen, Sitzungsprotokolle, Gutachten, Haushaltsplan und vieles mehr eingestellt. Die Dokumente könnten in einer digitalen persönlichen Aktenmappe gespeichert, aber auch während der Sitzung runtergeladen werden. Hilfreich wäre dabei eine rückwirkende Archivfunktion des städtischen Servers. Für die elektronische Präsenz der Unterlagen könnten Sitzungsräume und Fraktionszimmer mit abschaltbaren und zugangsgeschützten drahtlosen Zugängen ausgestattet werden.
Die sechs Fraktionsvorsitzenden räumen ein, dass eine längere Übergangsphase nötig sei. Niemand solle zu dem Papierverzicht gezwungen werden. Wie bei der Papierform sollte es möglich sein, auch in den elektronischen Datensätzen Textpassagen zu unterstreichen oder Anmerkungen an den Rand zu schreiben.
Die Verwaltung soll jetzt prüfen, inwieweit ein Projekt "Papierlose Mandatstätigkeit" zusammen mit einem Bürger- und Ratsinformationssystem in St. Ingbert realisierbar ist. Über die technischen Aspekte hinaus soll sie rechtliche, personelle und finanzielle Aspekte prüfen. red
