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Mitgliederversammlung geht auch online

Mitgliederversammlung online : Mitgliederversammlung geht auch online

Viele Vereine halten ihre Jahreshauptversammlung (JHV) im ersten Quartal eines Jahres ab, auch weil es die Satzung so begründet. Wegen Corona und dem damit verbundenen Versammlungsverbot sind Treffen aktuell nicht erlaubt. Diese Regelungen gelten zunächst bis zum 10. Januar 2021. Es ist aber davon auszugehen, dass verlängert werden muss.

(cms) Inzwischen hat der Gesetzgeber mit einer Übergangsregelungen die Möglichkeit geschaffen, die Mitgliederversammlung in alternativer Form durchzuführen, zum Beispiel in einer Onlineversammlung. Bedeutsam dabei ist auch, dass die Vorstände im Amt bleiben, bis eine Neuwahl erfolgen kann. Diese Regelungen sind bis zum 31. Dezember 2021 verlängert worden. Damit ist es rechtlich kein Problem, die Mitgliederversammlung zu verschieben. Der Vorstand bleibt weiter im Amt, die Vertretungsberechtigung ist gesichert und der Vorstand weiter handlungsfähig. Auf der Mitgliederversammlung 2021 müsste dann der Rechenschaftsbericht, Kassenbericht, Kassenprüfbericht und die Entlastung des Vorstandes für zwei Jahre erfolgen und gegebenenfalls, so sie denn in 2020 angestanden hätte, die Neuwahl nachgeholt werden. Die Wahl erfolgt dann für die in der Satzung festgelegte Amtszeit.

Viele Vereinsvorstände stehen daher aufgrund der Corona-Pandemie vor schwierigen Entscheidungen. Mitgliederversammlung abhalten oder verschieben? Unter welchen Voraussetzungen können wir unsere Mitgliederversammlung virtuell abhalten? Und gibt es Möglichkeiten zur schriftlichen Stimmabgabe als Alternative zu virtuellen Mitgliederversammlung?

In vielen Fällen hat der Vereinsvorstand selbst ein großes Interesse daran, dass die Mitgliederversammlung stattfindet. Schließlich stehen oft wichtige Entscheidungen an, über die alle Mitglieder abstimmen müssen. Hierzu gehört zum Beispiel die Verabschiedung des Haushalts, die Wahl des Vorstands sowie Rechtsgeschäfte, die von der Mitgliederversammlung beschlossen oder zumindest genehmigt werden müssen. Manche dieser Entscheidungen können zwar auch im Nachhinein genehmigt werden, aber grundsätzlich ist die Mitgliederversammlung ganz im Sinne des Vorstands. Rechtlich sieht es so aus, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung der physischen Mitgliederversammlung gleichgestellt ist. Grundsätzlich kann der Verein hier alles beschließen und regeln, was im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung möglich wäre.

Anstatt nun einen Raum in einer Gaststätte, im Vereinsheim oder dem Pfarrzentrum zu reservieren, bucht der Vorstand einen virtuellen Konferenzraum. Er sollte frühzeitig vor Beginn der Ladungsfrist alle Mitglieder darüber informieren, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung geplant ist. Zu empfehlen ist, in diesem Schreiben auch die Möglichkeit zur Briefwahl anzubieten, damit jedes Mitglied auch ohne Teilnahme an der Onlineversammlung sein Stimmrecht ausüben kann.

Eine kurze Suche im Internet gibt unterschiedliche Online-Tools aus. Unter Computerwoche.de werden die am meist genutzten kostenfreien Online-Konferenzsysteme vorgestellt. Dort kann man sich schon mal orientieren. Bei der Entscheidung, welches System man für die Versammlung seines Vereins wählt, sollte man erwägen, ob Beschlüsse offen oder geheim gefasst werden. Für eine Mitgliederversammlung mit geheimer Wahl kann der Vorstand die Versammlung online auf einer von ihm gewählten Plattform abhalten und die geheime Abstimmung beispielsweise über Doodle organisieren.

Rückt der Termin der virtuellen Mitgliederversammlung näher, lädt der Verein genauso ein, als würden er zu einer Mitgliederversammlung mit Präsenz einladen.

Die Einladung enthält dann eben die URL zum gebuchten, digitalen Konferenzraum, Zeit und Tagesordnung werden wie gewohnt angegeben. Sieht die Vereinssatzung vor, dass die Einladung per Post zu versenden ist, versendet man postalisch. Da wird keine Ausnahme gemacht, nur weil es sich um eine virtuelle Versammlung handelt.

Kurz vor Termin der Mitgliederversammlung (maximal ein Tag) stellt man den Mitgliedern die individuellen Zugangsdaten zum virtuellen Raum zu und weist darauf hin, dass diese Daten unter Verschluss zu halten sind.

Haben sich dann alle Teilnehmer eingewählt, geht man vor wie immer: Der Vorsitzende eröffnet die Versammlung mit der Begrüßung und stellt wie gewohnt fest, welche Mitglieder anwesend sind. Da keine Liste zum Unterschreiben herumgereicht werden kann, gibt es zwei Möglichkeiten, die Anwesenheit zu protokollieren: Man macht einen Screenshot/Screenshots mit den Bildern und Namen aller Anwesenden. Einige Softwareanbieter stellen aber auch eine Teilnehmerliste zur Verfügung.

Offene Abstimmungen und Wahlen können dann per Handheben oder einem virtuellen Zeichen, das die Software bietet, erledigt werden. Wichtig ist, dass alles ordentlich dokumentiert und protokolliert wird. Somit ist der Unterschied gar nicht so groß und vielleicht etabliert sich dieses Verfahren, so dass die virtuelle Mitgliederversammlung auch für die Zeit nach dem 31. Dezember 2021 in der Satzung verankert wird.

Stehen Beschlüsse an, die zum Registergericht müssen, wird ein Anruf beim zuständigen Registergericht empfohlen. Dabei kann der Vorsitzende klären, ob spezielle Regeln eingehalten werden müssen, damit online gefasste Beschlüsse wie Satzungsänderung oder Vorstandswahl auch wirklich anerkannt werden.

Alternative: Wenn ein oder mehrere Mitglieder nicht online wählen oder an einer virtuellen Mitgliederversammlung teilnehmen wollen oder  können, gibt es noch die Briefwahl. Nach dem Versenden der Einladung können die, die zwar an der virtuellen Mitgliederversammlung teilnehmen, aber nicht online wählen wollen, ihre Stimmen zu den Tagesordnungspunkten im Vorfeld schriftlich an den Verein zu Händen des Vorstands per Post abgeben. Gleiches gilt für die Mitglieder, die generell nicht an der virtuellen Versammlung teilnehmen können oder wollen.