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| 14:23 Uhr

Haushalt
Wie man in Zeiten des digitalen Wandels Dokumente sicher verwahrt

Wie man in Zeiten des digitalen Wandels Dokumente sicher verwahrt
Wie man in Zeiten des digitalen Wandels Dokumente sicher verwahrt FOTO: everythingpossible/clipdealer.de
Saarbrücken. Ob wichtige Personendaten oder Schriftstücke mit hohem emotionalen Wert: Jeder Mensch hat bestimmte Dokumente, die er sicher verwahrt wissen möchte. Doch wie geht man am besten vor, wenn man diese wichtigen Dokumente effizient vor öffentlichem Zugriff schützen möchte? Und wie nutzt man die Tatsache, dass viele Dokumente heutzutage gar nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in digitaler Form verfügbar sind?

Aufbewahren – aber wie?

Die richtige Methode zur Aufbewahrung zu finden, ist nicht immer leicht. Denn während es für den einen beruhigend ist, keine Papierversion eines wichtigen Dokuments im Haus zu haben, scheut der andere vor den Risiken von Onlinespeicher zurück und denkt an diverse publik gewordene Hacker-Angriffe. Doch auch wenn die Entscheidung unter Umständen schwerfällt, zumindest eine Art des sicheren Verwahrens sollte man für die wichtigsten Dokumente nutzen.

Variante 1: Der Aktenordner

Dicke, schwarze Aktenordner, die alle wertvollen Dokumente enthalten, sind der Klassiker unter den Methoden der Datenspeicherung. Hochwertige Dokumentenmappen enthalten stabile Plastikhüllen, in denen die Papiere weitgehend vor Feuchtigkeit geschützt sind. Ein wesentlicher Vorteil dieses Aufbewahrungssystems ist ohne Frage die Übersichtlichkeit, denn in dieser Form können alle Dokumente präzise angeordnet und leicht greifbar gemacht werden. 

In letzterem Argument liegt allerdings auch der größte Nachteil dieser Verwahrungsweise. Denn Aktenordner sind wortwörtlich leicht greifbar, schließlich kann eine Mappe voller Dokumente vergleichsweise leicht entwendet werden. Wer sich für diese Art der Aufbewahrung entscheidet, sollte den Aktenordner in jedem Fall möglichst gut in der Wohnung verstecken und nur wenige Vertrauenspersonen informieren, wo die Dokumente im Zweifelsfall zu finden sind.

Variante 2: Die externe Festplatte

Speichermedien mit großer Kapazität, die einfach an den Computer angeschlossen werden können, sind gewissermaßen die Nachfolger des klassischen Aktenordners. Auch bei dieser Speichermethode hat man einen Gegenstand in der Hand, der die wichtigsten Papiere enthält. Der Vorteil: Die Daten sind digital gesichert, sodass sie nicht auf einen Blick sichtbar sind. Zudem hat eine externe Festplatte ein weitaus kompakteres Format. 

Allerdings kann auch eine Festplatte schnell gestohlen werden. Hinzu kommt die Lebensdauer dieses Speichermediums, denn keine noch so sicher verwahrte externe Festplatte behält die Daten für immer. Gelingt es jedoch, diese vor äußeren Einflüssen wie Feuchtigkeit, Vibration und Co. zu bewahren, ist eine hohe Lebensdauer sehr wahrscheinlich. Entscheidet man sich für diese Art der Datensicherung, sollte man dennoch regelmäßig prüfen, ob der externe Speicher noch funktioniert und im Zweifelsfall in ein neueres Modell investieren.

Variante 3: Der Tresor

Nicht umsonst hat sich der Tresor als weiterer Klassiker unter den sicheren Aufbewahrungsorten erwiesen. Ein zertifizierter, hochwertiger Tresor eignet sich dabei ausgezeichnet, um zum Beispiel eine Aktenmappe oder auch eine Festplatte darin zu verwahren. Denn kleine Tresore, wie sie üblicherweise in Privathaushalten eingesetzt werden, müssen fest eingemauert oder anderweitig unbeweglich montiert sein. Ein Tresor kann also nicht ohne weiteres gestohlen werden und selbst Feuer kann vielen Modellen nichts anhaben. 

Es gibt also kaum Gründe, die gegen einen Tresor als Lagerort für wichtige Dokumente sprechen. Denn selbst die Unbeweglichkeit des Safes ist letztendlich kein Nachteil, sondern vielmehr ein Vorzug. Ein Tresor wird nicht täglich gebraucht und muss nicht durch das Haus bewegt werden können. Empfehlenswert ist allerdings, vor dem Einbau des Tresors mit einer kostenlosen 3D-Software die Einrichtung zu planen und so Platzmangel vorzubeugen.

Variante 4: Das Bankschließfach

Noch sicherer als der Tresor im eigenen Zuhause ist nur das Bankschließfach. Denn auf den Inhalt dieses unscheinbaren kleinen Fachs hat nur die Person Zugriff, die es eröffnet hat. Es gibt also kein realistisches Szenario, in dem Dokumente aus dem Bankschließfach ungewollt entwendet werden können. 

Allerdings eignet sich diese Option nur bedingt, wenn es sich um Dokumente für den täglichen Gebrauch handelt. Ein Sparbuch liegt im Bankschließfach gut und sicher, Verträge und Co. hingegen werden auch im Alltag manchmal gebraucht. In diesen Fällen wäre der zwingende Gang zur Bank nur ein Zeitfresser.

Variante 5: Der Cloud-Speicher

Unsichtbar, verlässlich und praktisch – Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder die Apple iCloud scheinen die Lösung aller Verwahrungsprobleme zu sein. Allerdings macht ihre Unsichtbarkeit diese Speicherart auch umso anfälliger für Angriffe von außen, denn bis eine Lücke im Sicherheitssystem bemerkt wird, können Hacker sich schon lange Zugriff auf sensible Daten verschafft haben. 

Abhilfe schaffen hier passwortgeschützte Word-Dokumente. Besonders wichtige Unterlagen sollten also mit spezieller Verschlüsselung abgespeichert und auch auf einem anderen Medium „backup-gesichert“ werden.

Welche Dokumente sollten sicher verwahrt werden?

Es gibt diverse Arten von Dokumenten, die an einem geschützten Ort aufbewahrt werden sollten. Dazu zählen: 

- Verträge aller Art, etwa der Mietvertrag, Policen von Versicherungsabschlüssen oder auch Belege über Ratenzahlungen 

- Personendokumente: Geburtsurkunde, Taufschein, Personalausweis und Reisepass, wichtige medizinische Daten, Rentenbescheinigung, Scheidungspapiere, Testament, Vollmachten 

- Finanzbezogene Dokumente: Sparbücher, Aktien in Papierform, Einkommensbescheide, Auflistung von Konten und Vollmachten, wichtige PINs und Passwörter 

- Zeugnisse und Zertifikate über Ausbildungsabschlüsse etc. 

- Grundbuchauszüge 

- eine Wertgegenstandsliste: In einem Dokument kann eine Aufstellung aller wertvollen Besitztümer bereitgelegt werden. Zu den wichtigsten Informationen zählen zum Beispiel die Seriennummer eines Computers oder Fahrrads sowie Farbfotos vom Gegenstand und der Originalrechnung. So können im Zweifelsfall der Hausratsversicherung schnell alle Fakten übermittelt werden.

Fazit: Dokumente richtig und sicher lagern

Zwar ist keine Art der Verwahrung zu hundert Prozent sicher und ein gewisses Restrisiko besteht immer. Dieses lässt sich aber stark reduzieren, wenn man bei der Absicherung von wichtigen Dokumenten gleich mehrere Aufbewahrungsmethodenverwendet. Außerdem ist es ratsam, sowohl Originale, als auch Kopien aufzubewahren – allerdings immer an getrennten Orten. Wer dabei nur wenige Vertrauenspersonen über die Lagerung der Dokumente einweiht, erhöht die Sicherheit zusätzlich. Nicht zuletzt könnte man außerdem noch besonders wichtige Unterlagen bei zentralen Vorsorgeregistern (ZVR) anmelden und somit deren Bestehen und Gültigkeit registrieren lassen. 

Für welche Methode man sich im Endeffekt auch entscheidet: „Vorsorge ist besser als Nachsorge.“