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Unternehmen
ERP-Systeme: Was steckt dahinter?

Saarbrücken. Unternehmensstrukturen gewinnen bekanntermaßen zunehmend an Komplexität. ERP-Systeme sollen daher sowohl großen Unternehmen als auch KMUs dabei helfen, ihre Prozesse zu optimieren, Abläufe effizienter zu gestalten und langfristig Kosten zu senken. Doch was steckt eigentlich hinter dem Begriff ERP und welche Vorteile bietet es Firma im Detail?

Was ist ERP?


Hinter der Abkürzung ERP versteckt sich Enterprise-Resource-Planning. Darunter versteht man ein System, welches Unternehmen dabei hilft, alle vorhandenen Ressourcen der Firma zu planen und zu organisieren. Zu diesen zählen unter anderem:

  • Personal
  • Zeit
  • Kapital


  • Maschinen
  • Gebäude

Alle relevanten Informationen zu den einzelnen Ressourcen werden zentral in einer Datenbank gespeichert, auf die alle zugriffsberechtigte Personen (uneingeschränkt) Zugang haben. Dieses Vorgehen führt nicht nur zu mehr Effizient, sondern vor allem für eine deutlich höhere Transparenz. Ein ERP-System wird von Unternehmen eingesetzt, um alle Geschäftsprozesse abteilungs- sowie funktionsübergreifend zu dokumentieren und verwalten. Dadurch hoffen Firmen, sich von der Konkurrenz abzuheben und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen ist dies auch zwingend nötig. Denn wer nicht schnell auf (Ver-)Änderungen des Marktes reagieren kann, wird langfristig nicht konkurrenzfähig bleiben.

Welche Funktionen beinhaltet ein ERP-System?

Der Funktionsumfang ist abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens. Während Start-ups gerade am Anfang ihrer Laufbahn nicht alle Komponenten eines ERP-Programms benötigen, ist ein breitgefächerter Funktionsumfang bei Großunternehmen zwingend erforderlich. In der Regel umfassen ERP-Systeme folgende Unternehmensbereiche:

  • Finanzbuchhaltung: Rechnungs- und Finanzwesen sowie Controlling
  • Customer-Relationship-Management (CRM): Vertrieb, Marketing, Personalwesen
  • Produktplanung- und Steuerung: Qualitätsmanagement, Projektmanagement
  • Warenwirtschaft: E-Commerce, Einkauf, Materialwirtschaft, Verkauf

Mittlerweile gibt es auf dem Markt diverse Branchenlösungen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Branche ausgerichtet sind.

Diese Komponenten der ERP-Software ermöglichen es Unternehmen, alle Vorgänge zentral zu steuern. So kann beispielsweise anhand der Kundendaten eine neue Marketingstrategie entwickelt werden, während die Firma den Überblick über ihr Warenlager dank der Materialwirtschaft behält. Die Abteilungen arbeiten nicht mehr unabhängig voneinander, wodurch oftmals die linke Hand nicht wusste, was die Rechte tat. Stattdessen erfolgt eine interdisziplinäre Zusammenarbeit – alle Beteiligten verfügen über denselben Wissensstand!

Vor- und Nachteile im Überblick

Viele Unternehmen setzen auf sogenannte Insellösungen. Das sind Einzelprogramme, die nur einen bestimmten Bereich abdecken und daher vom Funktionsumfang eingeschränkt sind. ERP-Systeme sind zwar kein „Rund-um-sorglos-Programm“, umfassen jedoch einen Großteil der vorhandenen Unternehmensbereiche – in einem einzigen Programm. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand minimiert. Außerdem sorgt ein ERP für:

  • einen besseren Überblick über die einzelnen Strukturen
  • eine zentrale Verwaltung aller vorhandenen Daten
  • deutlich mehr Transparenz
  • ein größeres Zeitersparnis

Durch die zentrale Steuerung der Daten und Dokumente können Unternehmen ebenfalls

  • potenzielle Fehlerquellen beheben,
  • vorhandene Ressourcen direkt zuweisen,
  • die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen erleichtern
  • sowie Strukturen und Prozesse optimieren.

Nichtsdestotrotz ist nicht alles Gold was glänzt. Ein ERP-System bringt einige Nachteile mit sich, die Unternehmen bei ihrer Kaufentscheidung berücksichtigen müssen. Viele Fehler, die mit der Einführung eines ERP-System einhergehen, entstehen durch Unwissenheit oder Fehlplanungen. Wer sich nicht mit der Thematik auskennt, sollte unbedingt ein ERP-Wiki zurate ziehen. Sonst kann der Kauf sehr schnell ziemlich teuer werden, weil auf falsche Komponenten zu viel Wert gelegt wurde.

Ein wesentlicher Nachteil bleibt außerdem die Tatsache, dass nicht DAS ERP-System für alle Unternehmen gibt. Die Abläufe einer jeden Firma sind anders, daher werden immer unterschiedliche Funktionen benötigt. Aktuell gibt es noch viele standardisierte Modelle auf dem Markt, die es Betrieben unmöglich machen, flexibel und individuell zu agieren.

Die Nachteile im Überblick:

  • Der Implementierungsprozess kann nicht nur kostenintensiv sondern ebenfalls sehr zeitaufwendig sein.
  • Standardprogramme können großen Einfluss auf die vorherrschenden Geschäftsprozesse nehmen. Daher ist es zwingend erforderlich, sich mit der Thematik tiefgehender auseinanderzusetzen.
  • Mögliche Sicherheitslücken sind vor allem bei Cloudlösungen ein wichtiges Thema, da die gesammelten Daten auf einem externen Server liegen.

Fazit

Fakt ist, dass ein ERP-System Unternehmen helfen kann, Ihre Strukturen und Prozesse zu optimieren, was wiederum zu sinkenden Kosten und steigender Effizienz führt. Nichtsdestotrotz will der Kauf im Vorfeld gut überlegt sein, damit Unternehmen ein individuelles, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes ERP-System erhalten.