Schleiden. Der 31. Dezember ist Stichtag. Bis dahin müssen Vermieter, die nach dem Kalenderjahr abrechnen, ihren Mietern die Nebenkostenabrechnung für das Vorjahr zugestellt haben. Sind Vorauszahlungen im Mietvertrag vereinbart, muss mindestens einmal jährlich eine Abrechnung erfolgen. Darauf weist der Eigentümerverband Haus & Grund hin. Bei der Abrechnung gilt es, eine Reihe von Vorgaben zu beachten. Wichtig ist vor allem der rechtzeitige Zugang der Abrechnung beim Mieter. Der Bundesgerichtshof (BGH) hatte im Januar 2009 entschieden, dass der Vermieter die Abrechnungsfrist einzuhalten habe. Andernfalls müsse der Mieter keine Nachforderungen bezahlen (Az.: VIII ZR 107/08). Es reicht nicht aus, dass der Vermieter die Abrechnung fristgemäß bei der Post aufgibt. "Vermieter sollten den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung beweisen können", rät Haus & Grund-Rechtsexperte Kai Warnecke. "Sinnvoll ist daher, die Betriebskostenabrechnung per Einwurf-Einschreiben oder per Boten zuzustellen." Bei Einwurf-Einschreiben quittiert der Postbote den Einwurf der Sendung. Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, darf er verspätet abrechnen und kann die komplette Nachzahlung verlangen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn kommunale Gebührenbescheide viel zu spät kommen. Dann muss er aber binnen drei Monaten abrechnen, nachdem die fehlenden Unterlagen eingetroffen sind, urteilte der Bundesgerichtshof (Az.: VIII ZR 220/05). Ausreden wie "Überlastung" oder "Probleme mit dem Verwalter" entschuldigen nichts - die Nachzahlungsforderung ist dann verloren. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, muss sich das kein Mieter gefallen lassen. Rückzahlungsansprüche fallen nicht unter die Ausschlussfrist. "Der Mieter kann auch nach Ablauf der Frist verlangen, dass der Vermieter abrechnet", stellt der Deutsche Mieterbund klar. "Ergibt sich ein Guthaben, kann der Mieter Auszahlung verlangen."Der Mieter hat aber nicht endlos Zeit, wegen überfälliger Abrechnungen zu klagen. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Die Frist beginnt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu laufen. Beispiel: Abrechnungszeitraum ist 2005. Die Frist beginnt Ende 2006. Anfang 2010 ist die Verjährung eingetreten. Für die Abrechnung selbst macht der Gesetzgeber strenge Vorgaben. "In der Abrechnung müssen die einzelnen Kostenarten getrennt aufgeführt sein", so der Fachanwalt Dirk Clausen. Hat das Haus mehrere Mietparteien, muss der Vermieter die Gesamtkosten jeder Kostenart, den Umlageschlüssel, die auf die jeweilige Wohnung entfallenden Beträge je Kostenart sowie den Gesamtbetrag und die Vorauszahlungen des Mieters angeben. Ohne diese Angaben ist die Abrechnung nicht ordnungsgemäß. Eine Nachzahlung, so Clausen, könne man so lange verweigern, bis eine korrekte Abrechnung vorliege.